Регламент роботи Центру надання адміністративних послуг Солотвинської селищної ради
РЕГЛАМЕНТ
роботи Центру надання адміністративних послуг
Солотвинської селищної ради
Загальні положення
- Загальний регламент роботи Центру надання адміністративних послуг при виконавчому комітеті Солотвинської селищної ради (далі-Регламент) встановлює порядок діяльності Центру (далі ЦНАП), його учасників, зокрема порядок дій посадових осіб ЦНАПу (спеціалістів, державних реєстраторів, адміністраторів) в процесі надання адміністративної послуги в межах ЦНАП, порядок їх взаємодії з суб’єктами звернень, організацію документообігу та порядок здійснення контролю за наданням адміністративних послуг.
- ЦНАП та суб’єкти надання адміністративних послуг у своїй діяльності керуються Законом України “Про адміністративні послуги” від 06.09.2012 року №5203-VI, Законом України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності” від 06.09.2005 року № 2806-IV, вимогами до підготовки технологічної картки адміністративної послуги, затвердженими Кабінетом Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, що регламентують надання адміністративних послуг.
1.3. Основними принципами роботи ЦНАП є:
верховенство права;
рівність перед законом;
відкритість та прозорість;
доступність інформації про надання адміністративних послуг, забезпечення функціонування постійно діючої системи інформаційного забезпечення суб’єктів звернення;
формування ефективної системи взаємодії учасників ЦНАП із суб’єктами звернень;
доступність та зручність організації надання послуг;
оперативність та своєчасність;
максимальне спрощення організації та технології надання адміністративних послуг;
захищеність персональних даних;
неупередженість та справедливість суб’єктів надання адміністративних послуг та працівників ЦНАП.
1.4. Визначення термінів, що використовуються в даному Регламенті вживаються у значенні, встановленому Законом України “Про адміністративні послуги” та наведені в Положенні про Центр надання адміністративних послуг Солотвинської селищної ради.
1.5. Оплата за підготовку та надання адміністративних послуг учасниками ЦНАП здійснюється відповідно до чинного законодавства.
1.6. Графік роботи ЦНАП та години прийому відвідувачів затверджується селищним головою, відповідно до вимог Закону України «Про адміністративні послуги».
Вимоги до розміщення інформації
2.1. У приміщенні ЦНАП на інформаційних стендах розміщується інформація про:
адресу, поштовий індекс ЦНАП;
графік роботи ЦНАП (дні роботи та години прийому);
прізвище, ім’я, по батькові керівника ЦНАП, номер його(її) телефону, адреса електронної пошти;
адреса веб-сайту ЦНАП, факс, електронна пошта ЦНАП;
номери довідкових телефонів ЦНАП;
перелік адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП;
інформаційні та технологічні картки адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП;
бланки заяв для звернення за адміністративними послугами та зразки їх заповнення;
банківські реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
відомості про супутні послуги, які надаються у приміщенні ЦНАП;
порядок оскарження результатів надання адміністративних послуг, отриманих через ЦНАП, а також рішень, дій та бездіяльності працівників ЦНАП;
положення про ЦНАП;
регламент ЦНАП.
2.2. У ЦНАП може розміщуватись також інша інформація за рішенням керівника Центру.
2.3. Перелік адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП розміщується у доступному та зручному для суб’єктів звернень місці на інформаційних стендах.
2.4. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, видаються працівниками ЦНАП суб’єкту звернення або розміщуються на стендах-накопичувачах, стелажах у вільному доступі у зоні очікування.
2.5. Начальник ЦНАП – адміністратор визначає працівника, відповідального за оновлення інформації на інформаційних ресурсах ЦНАП.
Інформаційна і технологічна картки адміністративних послуг
3.1. Інформаційні і технологічні картки розробляються та затверджуються суб’єктами надання адміністративних послуг відповідно до Закону України “Про адміністративні послуги” та вимог до підготовки технологічної картки адміністративної послуги, що затверджується Кабінетом Міністрів України, а також інших нормативно-правових актів, які регламентують надання адміністративних послуг.
3.2. Зміни до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг вносяться суб’єктами надання адміністративних послуг за погодженням з керівником ЦНАП.
3.3. Орган, який прийняв рішення про утворення ЦНАП, а також керівник ЦНАП можуть вносити суб’єкту надання адміністративної послуги подання щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток.
3.4. У разі внесення змін до законодавства щодо надання певної адміністративної послуги, суб’єкт надання відповідної адміністративної послуги своєчасно інформує про це селищного голову, а також начальника ЦНАП, готує відповідні зміни до інформаційних та технологічних карток згідно з вимогами законодавства та цього Регламенту.
Керування чергою у ЦНАП
4.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернень у ЦНАП здійснюється попередній запис до адміністратора на певну визначену дату (день) та час. Попередній запис здійснюється шляхом особистого звернення до уповноваженого працівника ЦНАП або у телефонному режимі. Прийом суб’єктів здійснюється згідно режиму роботи ЦНАП. У разі запізнення суб’єкта звернення на прийом за попереднім записом більш ніж на 5 хвилин попередній запис анулюється. У цьому випадку суб’єкт звернення може записатися на певну дату та час повторно.
4.2. ЦНАП може використовувати інші інструменти керування чергою, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернень.
Прийняття заяви та інших документів від суб’єктів звернень у ЦНАП
5.1. Прийняття від суб’єктів звернень заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі-вхідний пакет документів), та повернення документів (результату надання адміністративної послуги, далі також-вихідний пакет документів) здійснюється виключно у ЦНАП.
5.2. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у ЦНАП особисто, в тому числі через уповноваженого представника, надіслати вхідний пакет документів поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або, у передбачених законом випадках, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
5.3. Якщо вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, до нього додаються документи, які підтверджують особу представника та засвідчують його/її повноваження (довіреність або інший документ, що посвідчує відносини представництва).
5.4. Адміністратор (спеціаліст, державний реєстратор) перевіряє відповідність поданого пакету документів згідно інформаційній картці адміністративної послуги, за потреби надає допомогу суб’єкту звернення у заповненні бланку заяви. У випадку, якщо суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки при заповненні бланку заяви, адміністратор повідомляє заявника про відповідні недоліки та, за потреби, надає необхідну допомогу у їх виправленні. Всі виправлення під час прийняття вхідного пакету документів підтверджуються підписом суб’єкта звернення.
5.5. Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.
5.6. Адміністратор (спеціаліст, державний реєстратор) складає опис вхідного пакету документів у якому зазначається інформація про перелік документів, поданих суб’єктом звернення. Опис складається у двох примірниках.
5.7. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакету документів за підписом та печаткою відповідного адміністратора (спеціаліст, державний реєстратор) із відміткою про дату і час його складання, реєстраційний номер заяви і перелік документів, що додаються до неї. Другий примірник опису вхідного пакету документів зберігається в матеріалах справи, у випадку застосування у ЦНАП електронного документообігу — в електронній формі.
5.8. Адміністратор (спеціаліст, державний реєстратор) під час отримання вхідного пакету документів зобов’язаний з’ясувати бажані для суб’єкта звернення способи його повідомлення про результат надання адміністративної послуги (телефоном, засобами поштового зв’язку, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку у випадках, передбачених законодавством), а також бажаний спосіб передачі суб’єктові звернення результату надання адміністративної послуги (особисто чи засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що також зазначається в описі вхідного пакету документів у паперовій та/або електронній формі.
5.9. Адміністратор (спеціаліст, державний реєстратор) здійснює реєстрацію вхідного пакету документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакету документів.
5.10. Якщо вхідний пакет документів було отримано засобами поштового зв’язку, адміністратор не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакету документів електронною поштою (його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку (за можливості).
5.11. Якщо під час прийняття вхідного пакету документів адміністратор (спеціаліст, державний реєстратор) виявив факт відсутності одного чи кількох документів, необхідних для отримання адміністративної послуги (передбаченого законом та відповідною інформаційною карткою адміністративної послуги) та/або очевидну помилковість, неточність чи неповноту відомостей, адміністратор за вибором суб’єкта звернення або реєструє вхідний пакет документів з недоліками, або повертає документи суб’єктові звернення без реєстрації для усунення недоліків.
5.12. При реєстрації вхідного пакету документів з недоліками суб’єкт звернення одночасно повідомляється про потребу усунення вказаних недоліків та попереджається про ймовірність негативного рішення у випадку їх не усунення. Якщо суб’єкт звернення надсилає вхідний пакет документів засобами поштового зв’язку, він інформується про виявлені недоліки у відповідному повідомленні — описі вхідного пакету документів, а за можливості також негайно повідомляється телефоном.
5.13. Всі додаткові документи, в тому числі документи на заміну, подаються суб’єктом звернення лише через ЦНАП із фіксацією цих дій в матеріалах справи та журналі реєстрації.
5.14. У випадку не усунення суб’єктом звернення недоліків вхідного пакету документів, рішення у справі приймається на основі наявних документів відповідно до закону.
5.15. Після реєстрації вхідного пакету документів адміністратор формує справу у паперовій та/або електронній формі, за потреби (і за можливості) здійснює її копіювання та/або сканування.
5.16. Інформацію про вчинені дії адміністратор (спеціаліст, державний реєстратор) вносить до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі.
Опрацювання справи (вхідного пакету документів).
6.1. Після вчинення дій, передбачених розділом 5 цього Регламенту, адміністратор не пізніше наступного робочого дня після отримання вхідного пакету документів зобов’язаний направити (передати) вхідний пакет документів суб’єкту надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить прийняття рішення у справі (надалі-виконавець), про що робиться відмітка у листі-проходженні справи із зазначенням часу, дати та суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її направлено, та проставлянням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи. Відомості про передання вхідного пакету документів вносяться адміністратором до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі.
6.2. Передача справ у паперовій формі від ЦНАП виконавцям здійснюється протягом робочого дня шляхом доставляння працівником ЦНАП або в інший спосіб.
6.3. У разі, якщо адміністративна послуга потребує декількох дій (етапів) для її вирішення та дозволяє (передбачає) паралельне опрацювання справи двома і більше суб’єктами надання адміністративних послуг, адміністратор (спеціаліст, державний реєстратор) забезпечує проходження цих дій (етапів) у встановленому порядку відповідно до технологічної картки адміністративної послуги без участі суб’єкта звернення-шляхом міжвідомчої взаємодії (в тому числі, за можливості із застосуванням електронного документообігу). Для цього матеріали справи передаються одночасно усім залученим виконавцям. Зведення матеріалів справи здійснюється виконавцем, що ухвалює (або готує) кінцеве рішення по справі.
6.4. Отримавши справу, виконавець зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, а також прізвища, імені, по батькові відповідальної особи до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі.
6.5. Виконавець зобов’язаний розглянути справу та прийняти по ній рішення у строки, визначені законом та зафіксовані у технологічній картці адміністративної послуги.
6.6. Контроль за дотриманням виконавцем (виконавцями) терміну розгляду справи та прийняття рішень здійснюється адміністратором (адміністраторами) відповідно до розподілу обов’язків за рішенням керівника ЦНАП.
6.7. Виконавець зобов’язаний своєчасно інформувати ЦНАП про перешкоди у дотриманні термінів розгляду справ та прийняття рішень, а також інші проблеми, що виникають при розгляді справи. Виконавець зобов’язаний надавати інформацію на усний або письмовий запит адміністратора щодо розгляду справи. У разі виявлення факту (фактів) порушення щодо розгляду справи (вимог щодо термінів надання адміністративної послуги тощо) адміністратор зобов’язаний невідкладно інформувати про це керівника ЦНАП.
7.1. Виконавець зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, сформувати вихідний пакет документів та направити його до ЦНАП, про що зазначається у листі-проходженні справи.
7.2. Адміністратор (спеціаліст, державний реєстратор) в день надходження результату надання адміністративної послуги здійснює реєстрацію вихідного пакету документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа-проходження справи, а також до відповідного реєстру у паперовій та/або електронній формі.
7.3.Адміністратор (спеціаліст, державний реєстратор) невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після отримання результату надання адміністративної послуги, повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єкта звернення у замовлений суб’єктом звернення спосіб (телефон, електронна пошта чи інші засоби зв’язку).
7.4. Результат надання адміністративної послуги передається суб’єктові звернення особисто (в тому числі його/її представнику) — при пред’явленні документа, який посвідчує особу та документа, який підтверджує повноваження представника, або, у випадках передбачених законодавством, передається в інший зручний для суб’єкта спосіб: засобами поштового зв’язку — рекомендованим листом із повідомленням про вручення;
7.5. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для себе способу отримання результату надання адміністративної послуги або його неотримання у ЦНАП протягом двох місяців — результат надання адміністративної послуги надсилається суб’єкту звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності контактної інформації — результат надання адміністративної послуги зберігається протягом тримісячного терміну у ЦНАП, а потім передається на архівне зберігання.
7.6. У випадку, якщо адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор реєструє інформацію про результат вирішення справи у журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів у справі та передає його суб’єктові звернення.
7.7. Факт отримання результату надання адміністративної послуги підтверджується підписом суб’єкта звернення (при особистому отриманні) або отримання відповідного повідомлення про вручення (у випадку направлення поштою). Інформація про дату отримання результату надання адміністративної послуги суб’єктом звернення фіксується у ЦНАП у паперовій та/або електронній формі.
7.8 Відповідальність за своєчасне та належне надання адміністративної послуги несе виконавець, та в межах своїх повноважень — адміністратор (адміністратори) і керівник ЦНАП.
7.9 У ЦНАП зберігається інформація про кожну надану адміністративну послугу/справу у паперовій формі (ксерокопія) та /або в електронній формі (відскановані документи): заява суб’єкта звернення, результат надання адміністративної послуги та інші документи, визначені органом, який прийняв рішення про утворення ЦНАП.
Всі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.
Особливості діяльності територіального підрозділу центру, адміністратора центру, що працює на віддаленому робочому місці, утворених в об’єднаній територіальній громаді
8.1. Територіальний підрозділ центру, що утворений в об’єднаній територіальній громаді, адміністратор центру, що працює на віддаленому робочому місці, можуть обслуговувати населення одного або декількох старостинських округів.
8.2. За рішенням сільської, селищної, міської ради, що утворила центр, окремі функції адміністратора, пов’язані з отриманням заяви та вхідного пакета документів, видачею результатів надання адміністративних послуг або наданням адміністративних послуг, можуть здійснюватися старостою.
9. Оскарження результатів надання адміністративних послуг.
9.1. Суб’єкт звернення має право подати скаргу на отриманий через ЦНАП результат надання адміністративної послуги до суб’єкта надання адміністративної послуги або до органу вищого рівня відносно того, що вирішив справу.
9.2. Скаргу на результат надання адміністративної послуги може бути подано протягом тридцяти днів з моменту доведення результату надання адміністративної послуги до відома суб’єкта звернення.
9.3. Скарга, яка подається до ЦНАП, підлягає реєстрації у порядку, встановленому розділом 6 цього Регламенту. Не пізніше наступного дня з моменту реєстрації скарга разом з матеріалами, що додаються до неї, передається (надсилається) суб’єкту розгляду справи.
9.4. Суб’єкт розгляду скарги зобов’язаний розглянути й вирішити скаргу відповідно до вимог чинного законодавства України та забезпечити передання рішення у ЦНАП для доведення до відома скаржника.
9.5. У випадку, якщо суб’єкт звернення подає скаргу на результат надання адміністративної послуги, отриманий через ЦНАП, безпосередньо до суб’єкта розгляду скарги, такий орган зобов’язаний надіслати копію скарги до ЦНАП протягом п’яти робочих днів з дня її отримання, а також проінформувати ЦНАП про результати розгляду скарги протягом п’яти робочих днів з дня прийняття рішення за скаргою.
Оскарження дій або бездіяльності адміністраторів та інших працівників ЦНАП.
10.1. У ЦНАП здійснюється обов’язкове ведення книги відгуків та пропозицій у паперовій та/або електронній формі, доступ до якої надається кожному суб’єкту звернення.
10.2. Будь-яка особа має право подати скаргу на дії або бездіяльність адміністратора (адміністраторів) або інших працівників ЦНАП, якщо вважає, що ними порушено її права свободи чи законні інтереси.
10.3. Суб’єктом розгляду скарги на дії чи бездіяльність адміністратора (спеціалістів, державних реєстраторів) або інших працівників ЦНАП є керівник ЦНАП. Суб’єктом розгляду скарги на дії чи бездіяльність керівника ЦНАП — є посадова особа, яка призначила керівника ЦНАП на посаду.
10.4. Начальник ЦНАП – адміністратор розглядає скаргу невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів з моменту її реєстрації. У випадку, якщо скарга потребує додаткового дослідження матеріалів справи чи вчинення інших дій, необхідних для об’єктивного розгляду скарги, керівник ЦНАП має право подовжити термін розгляду скарги, але не більш ніж до тридцяти днів з моменту реєстрації скарги, про що повідомляє суб’єкта звернення письмово або в інший обраний суб’єктом звернення спосіб.
10.5. Керівник ЦНАП вчиняє всі необхідні дії для прийняття об’єктивного рішення за скаргою, в межах своїх повноважень вирішує питання про дисциплінарну відповідальність працівників ЦНАП.
